Une facture se compose à partir d'un dossier, part au client, puis vit au rythme de ses encaissements. Deux règles gouvernent tout le reste : les totaux sont calculés par le serveur, et le statut financier est déduit, jamais choisi à la main.
La liste des factures
Où cliquer — dans le menu, section Finances ▸ Factures.
Adresse directe : /invoices · chemin repris du menu du produit, régénéré.
Suivre la facturation, les encaissements et les impayés.
Ce que le produit décide
- Le statut financier d’une facture est déduit d’une seule règle : solde nul et règlements reçus ⇒ payée ; solde nul sans règlement ⇒ annulée ; règlement partiel ⇒ partiellement payée.
- Un avoir est une facture rectificative : il réduit le solde dû sans supprimer la facture.
Ce qui est exigé à la saisie
- Aucune saisie sur la liste.
Ce qui précède, ce qui suit
- Brouillon → Émise → Partiellement payée → Payée. Annulée à tout moment, avec trace.
Texte repris de l'aide affichée dans le produit (clé invoices-liste) — régénéré, ne pas modifier ici.
- Les filtres — par statut, par client, par période. Le statut n'est pas choisi à la main : il est déduit du solde et des règlements reçus.
- La liste — un clic sur une ligne ouvre la facture. Le reste dû s'y lit directement.
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La fiche d'une facture
Un clic sur une ligne ouvre /invoices/:id.
Consulter une facture, l’envoyer, encaisser, émettre un avoir ou la signer.
Ce que le produit décide
- Encaisser met à jour le solde et le statut ; annuler un règlement les remet en cause.
- Le PDF porte la mention légale et l’identité du client, jamais de valeur écrite en dur.
Ce qui est exigé à la saisie
- Une facture annulée n’accepte plus ni règlement ni avoir.
Ce qui précède, ce qui suit
- L’émission fige le numéro : la numérotation est continue et sans trou, exigence fiscale.
- Les envois par courriel, WhatsApp ou SMS supposent les accès correspondants.
Texte repris de l'aide affichée dans le produit (clé invoices-fiche) — régénéré, ne pas modifier ici.
- Le détail — lignes, taxes, échéance et règlements. Les totaux viennent du serveur : l'écran ne fait qu'afficher, et la TVA se calcule ligne par ligne, chacune avec son taux.
- Les actions et l'état — envoyer, encaisser, émettre un avoir, signer. L'émission fige le numéro : la numérotation est continue et sans trou, exigence fiscale.
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Créer ou modifier une facture
/invoices/new, ou Modifier depuis la fiche (/invoices/:id/edit).
Composer une facture à partir d’un dossier : lignes, taxes, échéance.
Ce que le produit décide
- Les totaux sont calculés par le serveur à partir des lignes ; l’écran ne fait qu’afficher.
- La TVA se calcule ligne par ligne, chacune avec son taux.
Ce qui est exigé à la saisie
- Un dossier doit être sélectionné.
- Un client doit être sélectionné.
- Au moins une ligne est requise, avec description, quantité et prix unitaire.
Ce qui précède, ce qui suit
- Enregistrée en brouillon, la facture n’a pas encore de numéro définitif.
Texte repris de l'aide affichée dans le produit (clé invoices-formulaire) — régénéré, ne pas modifier ici.
- Le formulaire — un dossier et un client sont obligatoires, et au moins une ligne avec description, quantité et prix unitaire. Enregistrée, la facture est en brouillon : elle n'a pas encore de numéro définitif.
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Le journal des règlements
Où cliquer — dans le menu, section Finances ▸ Paiements.
Adresse directe : /payments · chemin repris du menu du produit, régénéré.
Consulter le journal des encaissements, les corriger ou les annuler.
Ce que le produit décide
- Annuler un règlement recalcule immédiatement le statut de sa facture.
- Un règlement par carte au portail arrive par la passerelle, avec sa référence.
Ce qui est exigé à la saisie
- La correction et l’annulation exigent les droits correspondants.
Ce qui précède, ce qui suit
- Tout mouvement est tracé : le journal d’audit conserve l’avant et l’après.
Texte repris de l'aide affichée dans le produit (clé payments) — régénéré, ne pas modifier ici.
- Le journal — tous les encaissements, corrigeables et annulables si votre rôle l'autorise. Annuler un règlement recalcule immédiatement le statut de sa facture, et tout mouvement est tracé : le journal d'audit conserve l'avant et l'après.
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Parcours guidés
1. Facturer un dossier
- Ouvrez
/invoices/new. - Sélectionnez le dossier, puis le client — les deux sont obligatoires.
- Ajoutez vos lignes : au moins une, avec description, quantité et prix unitaire.
- La TVA se calcule ligne par ligne, chacune avec son taux : une prestation exonérée et une prestation taxée peuvent cohabiter sur la même facture.
- Enregistrez. La facture est en brouillon : elle n'a pas encore de numéro définitif.
Les totaux que vous voyez viennent du serveur, pas de l'écran. Si un montant vous surprend, c'est la ligne qu'il faut regarder, pas l'affichage.
2. Émettre, puis encaisser
L'émission fige le numéro. La numérotation est continue et sans trou — c'est une exigence fiscale, et c'est pour cela qu'un brouillon n'en porte pas : un numéro attribué puis abandonné créerait le trou qu'on doit éviter.
Ensuite, depuis la fiche :
- Envoyer — par courriel, WhatsApp ou SMS, selon les accès enregistrés pour votre organisation ;
- Encaisser — le solde et le statut se mettent à jour immédiatement ;
- Émettre un avoir — voir ci-dessous ;
- Signer.
3. Comprendre le statut d'une facture
Le statut n'est pas choisi, il est déduit, par une seule règle :
| Ce que le produit constate | Statut |
|---|---|
| Solde nul et règlements reçus | Payée |
| Solde nul sans aucun règlement | Annulée |
| Règlement partiel | Partiellement payée |
Le cycle complet : Brouillon → Émise → Partiellement payée → Payée, avec Annulée possible à tout moment et toujours tracée.
4. Corriger : l'avoir
Un avoir est une facture rectificative. Il réduit le solde dû sans supprimer la facture — la pièce d'origine reste, avec sa trace. C'est ce qui distingue une correction comptable d'une suppression, et c'est pour cela qu'une facture émise ne s'efface pas.
Une facture annulée n'accepte plus ni règlement ni avoir.
5. Corriger un encaissement
Depuis /payments, un règlement se corrige ou s'annule — les deux exigent le droit
correspondant. L'annulation recalcule immédiatement le statut de sa facture : une facture
« Payée » peut donc redevenir « Partiellement payée ».
Tout mouvement est tracé : le journal d'audit conserve l'avant et l'après.
Un règlement par carte encaissé au portail client arrive par la passerelle, avec sa référence — vous n'avez rien à ressaisir.
Si quelque chose ne va pas
| Ce que vous voyez | Faites d'abord |
|---|---|
| La facture n'a pas de numéro | Elle est en brouillon. Le numéro est figé à l'émission, jamais avant |
| Un total ne correspond pas à votre calcul | Les totaux viennent du serveur, ligne par ligne, chacune avec son taux de TVA. Vérifiez les lignes |
| Impossible d'encaisser ou d'émettre un avoir | La facture est annulée : elle n'accepte plus ni l'un ni l'autre |
| Une facture repasse de « Payée » à « Partiellement payée » | Un règlement vient d'être annulé — le statut est déduit, il suit |
| Une facture est « Annulée » alors que vous ne l'avez pas annulée | Solde nul sans aucun règlement : c'est la règle de déduction. Vérifiez qu'un avoir n'a pas soldé la pièce |
| L'envoi par WhatsApp ou SMS n'est pas proposé | Les accès correspondants ne sont pas enregistrés pour votre organisation |