Clients

À quoi ça sert

Le client est le pivot de Pilotiz : devis, factures, paiements, projets, tâches et historique s'accrochent à sa fiche. Qui a compris la fiche client a compris le produit.

Les écrans

La liste

Adresse : /clients. Recherche, compteurs qui filtrent, filtres avancés, export, import.

1. Nouveau client — ouvre le formulaire de création.
2. Compteurs-filtres — le chiffre est le filtre : cliquer « Clients actifs » ne montre que les actifs.
3. Recherche — par nom, e-mail ou ville, dès les premières lettres.
4. Filtres avancés — secteur, ville, étiquettes, période, chiffre d'affaires.
5. Importer — l'assistant d'import depuis un fichier CSV ou Excel (voir plus bas).
6. Une ligne — un clic ouvre la fiche du client. La liste est servie page par page ; la pagination est sous le tableau.

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Créer un client

Adresse : /clients/add. Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires — nom, type, nature fiscale, statut, secteur, nom et e-mail du contact, ville, pays, langue — et plusieurs sont déjà pré-remplis (type, statut, langue). Tout le reste peut être complété plus tard, depuis la fiche.

1. Identité — nom, type, nature fiscale, statut et secteur. Type, statut et secteur viennent des référentiels de votre organisation ; type et statut sont pré-remplis.
2. Contact principal — nom et e-mail sont obligatoires ; c'est la personne que Pilotiz met en avant sur la fiche et dans les documents.
3. Localisation & web — ville et pays obligatoires ; l'adresse saisie ici devient l'adresse principale de la fiche.
4. Société & facturation — s'ouvre d'elle-même quand la nature fiscale est « Entreprise » : raison sociale, ICE (obligatoire pour facturer une entreprise), identifiant fiscal, TVA, forme juridique, conditions de paiement.
5. Créer le client — la fiche s'ouvre aussitôt ; tout le reste peut être complété plus tard.

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Importer depuis Excel

Adresse : /clients/import, ou le bouton Importer de la liste. Quatre étapes ; rien n'est écrit avant la quatrième.

1. Les quatre étapes — Fichier, Correspondance, Validation, Import. On peut revenir en arrière à tout moment avant de lancer.
2. Télécharger le modèle — un fichier CSV avec les bons en-têtes : commencez toujours par lui.
3. Déposer le fichier — CSV ou Excel (.xlsx, .xls). Le fichier reste dans votre navigateur jusqu'au lancement.

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1. Correspondance — chaque colonne de votre fichier est associée à un champ client, avec un exemple lu dans vos données. Corrigez ce que Pilotiz a mal deviné.
2. Suivant — refusé tant qu'une colonne obligatoire (Nom, Email, Ville) n'est pas associée.

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1. Le bilan avant d'agir — lignes lues, valides, doublons, erreurs. Rien n'est encore écrit.
2. Lancer l'import — seules les lignes valides seront créées ; les autres sont listées avec leur motif.

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1. Compte rendu — créés, ignorés (doublons), en erreur. Relancer le même fichier ne crée pas de doublon.
2. Terminé — retour à la liste, où les nouveaux clients apparaissent.

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La fiche client

Un clic sur une ligne de la liste. Adresse : /clients/:id/overview. Trois familles d'onglets :

Famille	Onglets	Ce qu'on y trouve
Infos	Vue d'ensemble · Contacts · Adresses	Qui est ce client, comment le joindre, où livrer et facturer
Finance	Devis · Factures · Paiements · Contrats & abonnements	Tout l'argent : ce qui est proposé, dû, encaissé, récurrent
Activité	Projets · Tâches · Documents · Relances · Agenda · Satisfaction · Notes · Historique	Ce qu'on fait pour lui, et ce qui s'est passé

1. En-tête — nom, type, statut et ville : l'identité du client, toujours visible.
2. Actions — Nouveau devis, Nouvelle facture, et le menu « Plus d'actions » (modifier, e-mail, SMS, paiement, statut, export PDF).
3. Indicateurs — chiffre d'affaires, encours, retards : calculés sur les documents du client.
4. Navigation — trois familles : Infos, Finance, Activité. Tout ce qui concerne le client est ici.
5. Vue d'ensemble — alertes (factures impayées), score de santé, informations générales, étiquettes, adresse.

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1. Contacts — plusieurs interlocuteurs par client ; le contact principal est marqué.
2. La liste des contacts — poste, e-mail, téléphone ; un clic ouvre le détail.

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1. Factures — dans la famille Finance, avec Devis, Paiements et Contrats.
2. Les factures du client — statut, montant, échéance ; les paiements partiels apparaissent comme tels.

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Parcours guidés

1. Créer mon premier client

1. Dans la liste (/clients), cliquez Nouveau client.
2. Renseignez le nom, la nature fiscale (entreprise ou particulier : elle décide des mentions obligatoires sur les factures), le secteur, le contact principal et son e-mail, la ville et le pays. Type et statut sont pré-remplis (Client direct, Actif).
3. Cliquez Créer le client : sa fiche s'ouvre. Ajoutez ensuite, à votre rythme, d'autres contacts (onglet Contacts) et adresses (onglet Adresses).

Pour une entreprise, la section Société & facturation s'ouvre d'elle-même dès que la nature fiscale est choisie : raison sociale, ICE (obligatoire sur la facture d'une entreprise), identifiant fiscal, TVA. Vous pouvez la renseigner tout de suite, ou plus tard depuis la fiche via Plus d'actions → Modifier — mais avant la première facture.

2. Importer mes clients depuis Excel

1. Fichier — téléchargez d'abord le modèle : ses en-têtes sont reconnus tels quels, sans aucune correspondance à faire. Remplissez-le, ou déposez votre propre fichier (CSV ou Excel).
2. Correspondance — Pilotiz associe vos colonnes aux champs client et montre un exemple lu dans vos données. Corrigez ce qu'il a mal deviné. Trois colonnes sont obligatoires : Nom, Email, Ville.
3. Validation — le bilan avant d'agir : lignes lues, valides, doublons, erreurs, chacune avec son motif et son numéro de ligne. Rien n'est encore créé.
4. Import — seules les lignes valides sont créées. Le compte rendu liste ce qui a été ignoré et pourquoi. Corrigez votre fichier et relancez : les clients déjà créés ne sont pas dupliqués.

Les colonnes du modèle : Nom · Email · Ville · Type · Téléphone · Pays · ICE · Identifiant fiscal · Nom commercial · Secteur · RC · Patente · CNSS · Adresse · Site web · Contact principal. La colonne Secteur attend le code du référentiel (par exemple Technology), pas son libellé.

3. Retrouver tout ce qui concerne un client

Ouvrez sa fiche. L'en-tête donne l'identité et le statut ; les indicateurs, l'argent en jeu ; les trois familles d'onglets, le reste. Pour agir sans quitter la fiche : Nouveau devis, Nouvelle facture, et le menu Plus d'actions (modifier, envoyer un e-mail ou un SMS, enregistrer un paiement, changer le statut, exporter la fiche en PDF).

Ce qu'il faut savoir

Les statuts. Lead → Prospect → Actif ; puis Inactif, Perdu ou Archivé. Les compteurs de la liste les reprennent ; « En pipeline » regroupe Lead et Prospect.

Ce que vous voyez dépend de votre rôle. Sans le droit de créer, le bouton Nouveau client et Importer n'apparaissent pas ; sans le droit de modifier, le menu Plus d'actions se réduit. Selon la configuration de votre organisation, un commercial ne voit que ses clients — dans la liste, la recherche et les exports. C'est voulu ; c'est l'administrateur qui l'ajuste.

Les doublons. À l'import, une ligne est ignorée si son e-mail ou son ICE apparaît déjà dans le fichier (sur une ligne précédente) ou dans votre base. À la création manuelle, un identifiant fiscal déjà connu est refusé avec un message explicite.

Les limites. Un fichier d'import compte 5 000 lignes au plus : au-delà, découpez-le. Formats acceptés : CSV, .xlsx, .xls. La colonne « Statut » d'un fichier n'est pas lue : un client importé est toujours créé Actif.

Si quelque chose ne va pas

Ce que vous voyez	Faites d'abord
La liste est vide alors que vous avez des clients	Un compteur-filtre est peut-être actif : cliquez Total clients. Puis vérifiez votre périmètre avec l'administrateur
« Colonnes obligatoires non associées » à l'étape 2	Associez Nom, Email et Ville — ou repartez du modèle téléchargé
Beaucoup de lignes en « doublon » à l'étape 3	C'est le signe que ces clients existent déjà : l'import ne les recréera pas. Ouvrez la liste et cherchez-les
Le bouton Importer est absent	Votre rôle n'a pas le droit de créer des clients : c'est l'administrateur qui l'attribue
Une fiche affiche « Accès refusé »	Le client est hors de votre périmètre, ou la fiche a été supprimée