À la fin de cette page, vous saurez signaler un incident de retard, reporter le changement de voyage, décaler le transport et prévenir votre client avant qu'il vous appelle. Cette procédure s'adresse à l'administrateur et aux utilisateurs qui pilotent des dossiers.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo C11 — Conteneur roulé, ETA qui change en chaîne (4 min 00).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz.
- Votre agence est configurée (identité, numérotation, prestations, fiscalité).
- Un client « Atelier de maroquinerie » (Fès) et un dossier d'import existent.
- Un transport est confié et accepté.
Étape par étape
1. Le navire est parti sans lui
L'atelier de maroquinerie attend un second conteneur de cuir, de Gênes à Tanger Med. Une semaine avant le départ, l'agent maritime de l'armateur vous prévient : le conteneur n'a pas été chargé. Le navire était complet. Le conteneur a été roulé, comme on dit : il partira sur le navire suivant, sept jours plus tard. Tout glisse d'une semaine : le départ, l'arrivée, le camion jusqu'à Fès, et la livraison à l'atelier. Or l'atelier attend ce cuir pour lancer une production. Dans ce pas à pas, vous reportez le changement dans Transiz, et vous prévenez l'atelier avant qu'il vous appelle.
2. Garder la trace
Commencez par garder la trace de ce qui s'est passé. Dans la fiche du dossier, carte Incidents, cliquez sur Signaler un incident. Type : Retard. Gravité : moyenne. Responsable présumé : un tiers, l'armateur. Aucun transport concerné : votre camion n'y est pour rien. Décrivez les faits : conteneur non chargé à Gênes, reporté sur le navire suivant. Cliquez sur Signaler un incident. Puis, dans le menu de l'incident, Noter une action : l'appel de l'agent maritime. Si des frais naissent de ce retard, vous saurez d'où ils viennent.
3. Le nouveau navire et les nouvelles dates
Le dossier doit dire la vérité sur le voyage. Cliquez sur Modifier. Remplacez le navire et le numéro de voyage. Reportez le nouveau départ, l'ETD, et la nouvelle arrivée, l'ETA. Reportez aussi la livraison prévue à Fès : c'est la date que l'atelier voit. Enregistrez les modifications. Transiz résume le changement, et vous demande s'il faut prévenir le client. Il signale aussi que votre transport chargerait avant l'arrivée du navire. Les jalons du dossier ont suivi : ils glissent eux aussi d'une semaine.
4. Le camion de Tanger Med à Fès
Le camion qui devait charger le conteneur à Tanger Med ne le trouvera pas. Dans la carte Transport, le transporteur avait déjà accepté. Ouvrez le menu du transport, puis Modifier. Reportez la nouvelle date de chargement et la nouvelle livraison prévue, puis enregistrez. Le bandeau disparaît : le transport suit de nouveau le voyage. Un ordre accepté ne se renvoie pas : appelez le transporteur pour lui donner les nouvelles dates. Le changement est tracé au dossier.
5. Prévenir l'atelier
N'attendez pas que l'atelier découvre le retard. Dans le bandeau, cliquez sur Préparer la note au client. Transiz rédige le message avec les nouvelles dates, et coche Prévenir le client par e-mail. Relisez-le, complétez-le si besoin. Cliquez sur Publier au client. La note est marquée Publiée au client : l'atelier la retrouve dans son portail. L'e-mail part par la messagerie de votre espace. Sur cet espace de démonstration, elle n'est pas configurée. Et l'activité du dossier garde tout : le voyage modifié, puis le transport décalé. Rien ne part tout seul : c'est vous qui décidez du message, et du moment. Le bon moment, c'est dès que vous savez.
6. Récapitulatif
Un conteneur roulé décale toute la chaîne : départ, arrivée, camion, livraison. L'incident garde la trace de la cause et de vos appels. Le dossier porte le nouveau navire et les nouvelles dates ; les jalons suivent. Transiz signale le transport à décaler : modifiez-le, et appelez le transporteur. Une note préparée par Transiz, publiée au client, prévient l'atelier avant qu'il vous appelle. La suite, quand le conteneur arrive et qu'il faut le rendre à temps : Surestaries et détention.
Ce qu'il faut savoir
- Un conteneur roulé décale toute la chaîne : départ, arrivée, camion, livraison.
- L'incident garde la trace de la cause et de vos appels.
- Le dossier porte le nouveau navire et les nouvelles dates ; les jalons suivent.
- Transiz signale le transport à décaler : modifiez-le, et appelez le transporteur.
- Une note préparée par Transiz, publiée au client, prévient l'atelier.
- Un ordre accepté ne se renvoie pas : appelez le transporteur.
Voir aussi
- Dossiers opérationnels — la page par écran dédiée aux dossiers.