À la fin de cette page, vous saurez organiser votre matinée avec Ma journée, rattraper un jalon en retard, créer une tâche pour un pôle, utiliser la cloche et le calendrier, lire le tableau de bord, et retrouver un dossier soldé avec ses pièces. Cette procédure s'adresse à tout utilisateur de Transiz.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo S5 — La journée d'un agent (4 min 18).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz.
- Votre agence est configurée (identité, numérotation, prestations, fiscalité).
Étape par étape
1. Trois endroits, trois questions
Un agent de transit jongle avec des dizaines de dossiers. Transiz répond à trois questions, à trois endroits. Que dois-je faire aujourd'hui ? C'est Ma journée. Qu'est-ce qui approche ou qui a dérapé ? C'est la cloche. Où en est l'agence ? C'est le tableau de bord.
2. Ma journée
Chaque matin, Transiz s'ouvre sur Ma journée. Elle ne montre que ce qui vous revient : vos tâches, en retard ou pour aujourd'hui, et celles de vos pôles ; vos échéances, comme le cut-off de la douane ; les jalons en retard des dossiers dont vous êtes responsable. Et, quand il y en a, les pistes à relancer, les notes où l'on vous cite, les affaires qui dorment. Une pastille rouge : trois jours de retard ou plus.
3. Rattraper un jalon
Un jalon est en retard : le dépôt de la DUM. Cliquez dessus : le dossier s'ouvre sur ses jalons. La DUM a bien été déposée ; personne ne l'avait noté. Passez le jalon à Terminé : Transiz note la date du jour comme date de réalisation. Le crayon d'un jalon le confie à une personne ou à un pôle, ou reporte sa date : ici, la mainlevée au pôle Service douane. De retour dans Ma journée, la DUM n'y est plus. Un jalon tenu à jour, c'est un client que vous pouvez renseigner sans chercher.
4. Une tâche pour le pôle douane
Il faut maintenant récupérer le bon à enlever au terminal. Dans le dossier, créez une tâche : elle y reste rattachée. Donnez-lui un titre. Choisissez son échéance, puis sa priorité : haute. Confiez-la au pôle Service douane : le jour venu, chacun de ses membres la verra dans sa journée. Une tâche se confie à une personne ou à un pôle, jamais aux deux. Dans Agenda et tâches, filtrez sur vous et vos pôles. Une tâche faite : cliquez sur Terminer.
5. La cloche et le calendrier
La cloche vous prévient avant l'échéance : trois jours avant, la veille, puis quand elle est dépassée. Elle surveille les heures limites : le cut-off de l'armateur, de la douane, des instructions. Les jalons, et les devis qui vont expirer. Cliquez sur l'alerte : le dossier s'ouvre. Pour voir la semaine d'un coup d'œil, ouvrez le Calendrier. Vos échéances, celles de vos pôles, ou celles de toute l'agence.
6. Le tableau de bord
Le tableau de bord montre l'agence entière, pour le mois en cours. Les devis en cours, les dossiers en cours, le chiffre facturé et encaissé. Les impayés, et le nombre de factures en retard. Les tâches ouvertes de toute l'équipe. Plus bas, les factures en retard, rangées par ancienneté.
7. Retrouver un dossier soldé
Trois mois plus tard, l'atelier vous appelle au sujet de son conteneur de cuir. Tapez le nom du client dans la recherche, en haut de l'écran. Transiz trouve le client, ses devis, ses dossiers. Ou tapez le numéro du connaissement : le dossier soldé se reconnaît à son statut. Vous pouvez aussi ouvrir la liste des Dossiers et choisir le filtre Soldé. La liste cherche aussi par conteneur ou par connaissement, par client et par période. Un dossier soldé ne disparaît jamais : il reste consultable, avec tout son historique.
8. Retrouver une pièce ancienne
L'atelier demande la quittance des droits et taxes. Ouvrez le dossier : la carte Documents garde toutes ses pièces. La quittance est là, telle que vous l'aviez déposée, visible par le client. Téléchargez-la, ou rappelez à l'atelier qu'elle l'attend déjà dans son portail.
9. Récapitulatif
Ma journée : vos tâches, vos échéances, les jalons en retard de vos dossiers. La cloche : les heures limites qui approchent ou qui sont dépassées. Le tableau de bord : l'agence entière, et ses impayés. Un dossier soldé se retrouve par son client ou son connaissement ; ses pièces restent dans le dossier.
Ce qu'il faut savoir
- Ma journée ne montre que ce qui vous revient : vos tâches, vos échéances, les jalons en retard de vos dossiers.
- Une pastille rouge indique trois jours de retard ou plus.
- Un jalon passé à Terminé note la date du jour comme date de réalisation.
- Une tâche se confie à une personne ou à un pôle, jamais aux deux.
- La cloche surveille les heures limites, les jalons et les devis qui vont expirer.
- Le tableau de bord montre l'agence entière pour le mois en cours.
- Un dossier soldé ne disparaît jamais : il reste consultable, avec tout son historique.
- Les pièces restent dans le dossier soldé, visibles par le client si vous les avez marquées.
Voir aussi
- Tableau de bord & agenda — la page par écran dédiée au tableau de bord et à l'agenda.
- Dossiers opérationnels — la page par écran dédiée aux dossiers.