À la fin de cette page, vous saurez saisir une facture de transporteur supérieure au prix convenu, la justifier, la refacturer au client, et lire la marge réelle. Cette procédure s'adresse à l'administrateur et aux utilisateurs qui pilotent des dossiers.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo C8 — Facture fournisseur supérieure au devis (4 min 03).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz.
- Votre agence est configurée (identité, numérotation, prestations, fiscalité).
- Un client « Atelier de maroquinerie » (Fès) et un dossier d'export existent.
- Un transporteur et un terminal sont créés.
Étape par étape
1. Le transporteur facture plus que prévu
Vous avez confié le transport d'un conteneur, de Tanger Med à Fès, pour 3 400,00 MAD. Le transporteur vous facture 3 900,00 MAD : quatre heures d'attente au déchargement, l'atelier n'était pas prêt à recevoir le camion. Deux issues possibles. Si la cause vient du client, et si vos conditions le prévoient, vous lui refacturez l'écart. Sinon, vous l'absorbez : il sort de votre marge. Dans les deux cas, Transiz vous oblige à le voir, et à le justifier.
2. Le prix convenu
Tout part du prix que vous avez convenu. Dans le dossier, la carte Transport garde le transporteur choisi et le prix accepté : 3 400,00 MAD hors taxes. C'est la référence à laquelle sa facture sera comparée.
3. Saisir la facture du transporteur
La facture arrive. Dans Achats fournisseurs, cliquez sur Saisir une facture. Choisissez le transporteur, et reportez le numéro de sa facture. Une ligne de fret : 3 400,00 MAD, TVA 10 %. Ajoutez une ligne de frais annexes : l'attente au déchargement, 500,00 MAD, au même taux. Sous Transports à rapprocher, Transiz propose l'ordre de transport de ce dossier : cliquez sur Imputer le reste, 3 900,00 MAD. La colonne Écart affiche 500,00 MAD, en rouge : au-delà du seuil toléré.
4. Justifier, décider, rapprocher
Un écart au-delà du seuil se justifie, sinon la facture ne se rapproche pas. Écrivez ce qui s'est passé. Cette justification reste chez vous : le client ne la verra pas. L'attente est due à l'atelier : cochez Refacturable au client. Enregistrez, puis cliquez sur Rapprocher. Vous êtes administrateur : votre rapprochement valide l'écart, et Transiz note qui l'a constaté et qui l'a validé. Un exploitant, lui, verrait la facture passer en Écart à valider : elle ne se paierait qu'après la validation d'un administrateur ou de la comptabilité.
5. Refacturer l'écart
Saisissez vos achats avant de facturer : l'écart vous attend alors sur la facture. Dans le dossier, cliquez sur Facturer ce dossier : les lignes du devis sont reprises. Fixez l'échéance, et créez la facture. Tant qu'un écart refacturable attend, la facture reste en brouillon : elle ne part pas sans lui. Dans la carte Écarts de transporteur refacturables, cliquez sur Refacturer. Écrivez la ligne telle que le client la lira : attente au déchargement à Fès, quatre heures. Choisissez sa nature fiscale, taxable, et le taux du transport qu'elle complète : 10 %. Refacturez : la ligne rejoint la facture, sous ce libellé. Le nom de votre transporteur n'y figure nulle part. La facture passe à 6 000,00 MAD hors taxes, 480,00 MAD de TVA : 6 480,00 MAD au total. Envoyez-la, ou marquez-la comme émise.
6. La marge réelle
Revenez au dossier. Sa carte Marge réelle fait les comptes. Ventes : 6 000,00 MAD. Achats rapprochés : 4 700,00 MAD, le terminal et le transporteur. Marge réelle : 1 300,00 MAD. L'écart avec la marge prévue est nul : le client a payé le surcoût qu'il a causé. Si vous aviez absorbé l'écart, vos ventes seraient restées à 5 500,00 MAD. La marge réelle tomberait à 800,00 MAD : 500,00 MAD de moins que prévu.
7. Récapitulatif
Le prix convenu avec le transporteur est la référence de sa facture. Au-delà du seuil, l'écart se justifie avant de se rapprocher. Causé par le client, et prévu par vos conditions, il se refacture, sous un libellé qui parle de la prestation, pas du fournisseur. Sinon, il est absorbé, et la marge réelle le montre.
Ce qu'il faut savoir
- Le prix convenu avec le transporteur est la référence de sa facture.
- Au-delà du seuil, l'écart se justifie avant de se rapprocher.
- Causé par le client, et prévu par vos conditions, il se refacture sous un libellé qui parle de la prestation.
- Sinon, il est absorbé, et la marge réelle le montre.
- Un exploitant voit la facture passer en « Écart à valider » ; elle ne se paie qu'après la validation d'un administrateur.
Voir aussi
- Dossiers opérationnels — la page par écran dédiée aux dossiers.
- Factures & règlements — la page par écran dédiée aux factures.