À la fin de cette page, vous saurez inviter une personne à votre portail client, voir ce que votre client voit, et lui laisser accepter ses devis, suivre ses dossiers, télécharger ses pièces et ses factures. Cette procédure s'adresse à l'administrateur.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo C16 — Le portail vu par le client du transitaire (4 min 08).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz en tant qu'administrateur.
- Votre agence est configurée (identité, numérotation, prestations, fiscalité).
- Un client « Atelier de maroquinerie » (Fès) existe.
Étape par étape
1. Ce que voit votre client
Vos clients vous appellent pour savoir où en est leur marchandise, et vous demandent leurs factures par e-mail. Transiz leur ouvre un portail : leur propre accès, au nom de votre agence. Ils y acceptent vos devis, suivent leurs dossiers, et téléchargent leurs pièces et leurs factures. Ils ne voient jamais vos coûts, vos marges, ni vos notes internes. Dans ce pas à pas, vous ouvrez le portail à l'atelier de maroquinerie, puis vous le regardez avec ses yeux.
2. Inviter une personne
Ouvrez la fiche du client. Dans la carte Portail client, descendez jusqu'à Inviter une personne. Saisissez l'adresse e-mail de la personne, et son nom. Si votre messagerie est raccordée, cliquez sur Envoyer par e-mail. Sinon, cliquez sur Obtenir le lien. Le lien s'affiche une seule fois : copiez-le, et transmettez-le à la personne, à elle seule. Il sert une fois, pendant 72 heures, pour choisir elle-même son mot de passe. La personne apparaît, invitée. Vous pouvez inviter plusieurs personnes du même client : chacune a son propre accès.
3. L'atelier active son accès
La personne ouvre le lien. Elle choisit elle-même son mot de passe. Personne d'autre ne le connaît, pas même vous. Elle active son accès, et la voilà dans son portail.
4. Le devis arrive
Vous avez envoyé à l'atelier le devis d'un second envoi vers Lyon. Dans le menu Mes devis, il le trouve marqué À décider, avec sa date de validité et son total. Il clique sur Consulter et répondre. Il lit vos prestations, leur TVA et les totaux, et peut télécharger le devis en PDF.
5. Accepter en ligne
Il clique sur Accepter le devis, et saisit son nom. Il confirme. Le portail enregistre son acceptation, son nom, la date et l'heure. Plus besoin d'un devis signé, scanné et renvoyé par e-mail.
6. À l'agence, le devis est accepté
De votre côté, une notification vous prévient. Le devis est passé Accepté, avec le nom de la personne qui a répondu, la date et l'heure. Il ne vous reste qu'à cliquer sur Ouvrir le dossier, comme pour un devis accepté par téléphone.
7. Suivre son dossier
Côté portail, dans Mes dossiers, l'atelier retrouve chaque envoi, avec son trajet et son étape. Il ouvre son envoi vers Lyon : livré, avec la date réelle de la livraison. Le suivi du dossier reprend vos étapes, et les montre réalisées à mesure que vous les cochez.
8. Le dédouanement
La déclaration d'export apparaît aussi : son régime, le bureau, la date de dépôt et sa référence, puis la mainlevée. L'atelier n'a plus à vous la demander. Seul l'état de la déclaration est montré : ni montant, ni taux, ni circuit.
9. Les pièces du dossier
Dans Documents partagés, l'atelier télécharge la preuve de livraison et la lettre de voiture. Il ne voit que les pièces que vous avez choisi de partager. À l'agence, c'est la case Visible par le client, cochée au dépôt du document.
10. Les factures
Dans Mes factures, l'atelier voit chaque facture, avec son dossier, son échéance, son total, et ce qu'il a payé. Il la télécharge en PDF, sans vous la demander. Un avoir accordé après le paiement se télécharge aussi, et le reste dû le dit : trop-perçu, à lui rembourser.
11. Récapitulatif
Vous invitez chaque personne depuis la fiche du client ; elle choisit seule son mot de passe. Vos devis s'acceptent en ligne, avec le nom de qui accepte ; vous ouvrez ensuite le dossier. Votre client suit ses dossiers et son dédouanement, et télécharge ses pièces, ses factures et ses avoirs. Il ne voit que ce que vous partagez, jamais vos coûts ni vos marges.
Ce qu'il faut savoir
- Vous invitez chaque personne depuis la fiche du client ; elle choisit seule son mot de passe.
- Vos devis s'acceptent en ligne, avec le nom de qui accepte.
- Votre client suit ses dossiers et son dédouanement.
- Il télécharge ses pièces, ses factures et ses avoirs.
- Il ne voit que ce que vous partagez : jamais vos coûts ni vos marges.
- Le lien d'invitation sert une fois, pendant 72 heures.
Voir aussi
- Clients — la page par écran dédiée aux clients.
- Devis & réservations — la page par écran dédiée aux devis.