À la fin de cette page, vous saurez retrouver un client, en créer un avec ses contacts et ses adresses, gérer un client étranger et éviter les doublons, et transformer une piste gagnée en client. Cette procédure s'adresse à l'administrateur et aux utilisateurs qui saisissent des clients.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo S2 — Clients, contacts et prospects (4 min 11).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz.
- Vous avez accès à la section Clients dans le menu.
Étape par étape
1. Vos clients
Un transitaire travaille pour des clients très différents : un atelier de Fès qui importe son cuir, un fabricant de Tanger, une conserverie d'Agadir, une boutique de Lyon. Chacun a ses identifiants, ses interlocuteurs et ses adresses. Dans ce pas à pas, vous retrouvez un client, vous en créez un, et vous transformez une piste en client.
2. Retrouver un client
Dans le menu Clients, tapez quelques lettres de son nom dans la recherche. Vous pouvez aussi chercher par son ICE, l'identifiant commun de l'entreprise : c'est souvent ce que votre client vous dicte. Ouvrez la fiche. Vous y trouvez ses devis, ses dossiers, ses factures et son encours.
3. Créer un client
Un nouveau client vous confie un dossier : un fabricant de machines textiles, à Tanger. Cliquez sur Nouveau client. Saisissez sa raison sociale, telle qu'elle figure au registre du commerce. Puis ses identifiants légaux : l'ICE, le registre de commerce et l'identifiant fiscal. L'ICE compte 15 chiffres ; il s'imprimera sur vos factures. Dans les conditions commerciales, choisissez son type d'activité : importateur. Le délai de paiement est de 30 jours par défaut : gardez-le.
4. Les contacts
Ajoutez ensuite vos interlocuteurs. Le directeur des achats : son nom, son rôle et son e-mail. Cochez Principal. Le contact principal est aussi l'identifiant de votre client dans son portail. Cliquez sur Ajouter un contact, et ajoutez la comptabilité : c'est elle qui suivra vos factures.
5. Les adresses
Un client peut avoir plusieurs adresses. Ajoutez son siège : un libellé, le rôle Siège, l'adresse, la ville et le pays. Cochez Principale : c'est celle de vos documents. Cliquez sur Ajouter une adresse, et ajoutez l'usine, avec le rôle Livraison : c'est là qu'on livre ses machines. Sur un devis ou un dossier, Transiz vous la proposera comme destination. Cliquez sur Enregistrer.
6. Un client étranger
Un client établi hors du Maroc n'a pas d'ICE. Cliquez sur Nouveau client, puis saisissez la raison sociale de la boutique, et son contact principal : la gérante, avec son e-mail. Dans son adresse, saisissez la ville, Lyon, et surtout le pays : la France. Cochez Principale. Le champ Identifiant fiscal étranger remplace alors l'ICE : saisissez son numéro de TVA intracommunautaire. C'est lui qui s'imprimera sur ses factures.
7. Pas de doublon
Deux fiches pour un même client, ce sont deux encours, deux historiques, et des erreurs. Si vous saisissez le nom d'un client existant, Transiz vous le signale, sans vous bloquer : deux sociétés peuvent porter le même nom. Si vous saisissez l'ICE d'un client qui existe déjà, Transiz refuse l'enregistrement : cet ICE est déjà utilisé. Cherchez d'abord : le client est peut-être déjà là.
8. Du prospect au client
Vos futurs clients, vous les suivez dans le Pipeline, sous forme de pistes. La conserverie d'Agadir a accepté votre devis. Sur sa carte, cliquez sur Convertir en client. Transiz crée le client, actif, avec son contact et sa ville, et ouvre sa fiche. Cliquez sur Modifier, et complétez ce que la piste ne savait pas : son ICE, son adresse, son délai de paiement. Enregistrez. La fiche garde le lien vers sa piste d'origine.
9. Récapitulatif
Un client se retrouve par son nom ou par son ICE. Il porte ses identifiants légaux, ses contacts et ses adresses. Un client étranger a son identifiant fiscal à la place de l'ICE. Transiz refuse un second client avec le même ICE. Une piste gagnée devient un client, sans tout ressaisir.
Ce qu'il faut savoir
- Un client se retrouve par son nom ou par son ICE.
- L'ICE compte 15 chiffres et s'imprime sur les factures.
- Un client étranger n'a pas d'ICE : son identifiant fiscal étranger le remplace.
- Transiz signale un nom déjà porté, mais refuse un ICE déjà utilisé.
- Le délai de paiement est de 30 jours par défaut.
- Le contact principal est l'identifiant du client dans son portail.
- Une piste gagnée devient un client, avec son contact et sa ville, sans tout ressaisir.
Voir aussi
- Clients — la page par écran dédiée aux clients.
- Devis & réservations — la page par écran dédiée aux devis.