À la fin de cette page, vous saurez configurer votre agence dans Transiz avant votre premier devis : identité légale, coordonnées bancaires, numérotation, catalogue de prestations, fiscalité, modèles de documents et messagerie. Cette procédure est réservée à l'administrateur de votre espace.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo S1 — Mettre en route son agence (4 min 55).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz en tant qu'administrateur de votre espace.
- Vous êtes sur le Tableau de bord, où la carte « Premiers pas » vous guide.
Étape par étape
1. Par où commencer
Ouvrez le Tableau de bord. La carte « Premiers pas » vous guide : le groupe « Avant votre première facture » compte quatre étapes, et une cinquième, recommandée : votre messagerie. Rien n'y est bloquant, mais une facture sans ces réglages est irrégulière.
2. L'identité légale
Cliquez sur « Compléter l'identité ». Vous arrivez dans les Réglages, onglet Général. Vérifiez le nom de la société, et déposez votre logo : il apparaîtra sur vos documents. Dans « Informations légales », saisissez votre registre de commerce, votre ICE et votre identifiant fiscal, puis la forme juridique et le capital, la taxe professionnelle et l'affiliation CNSS. Si vous dédouanez vous-même, ajoutez votre agrément de transitaire en douane. Complétez votre adresse, votre ville et votre e-mail : tout cela s'imprime sur chaque devis et chaque facture. Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.
3. Les coordonnées bancaires
Plus bas, renseignez votre banque, le bénéficiaire du compte et votre RIB. Votre client les trouvera sur ses factures, pour vous payer par virement. Enregistrez.
4. La numérotation
Dans l'onglet « Numérotation », chaque série de pièces a sa forme : dossiers, devis, factures, avoirs. Par défaut, le préfixe, l'année, puis un compteur. Le compteur repart de un chaque premier janvier. Vous reprenez la suite d'un ancien logiciel ? Indiquez un point de départ. Une série ne recule jamais : un numéro de facture n'est jamais donné deux fois.
5. Le catalogue de prestations
Dans l'onglet « Référentiels », choisissez la famille « Prestations ». Cliquez sur « Ajouter les prestations courantes du transit ». En un clic, Transiz ajoute 14 prestations d'un transitaire : fret international, manutention portuaire, transport routier intérieur, transit et formalités de douane, magasinage, et les débours. Ajoutez ensuite les vôtres : cliquez sur « Ajouter », saisissez un code et un nom, puis « Créer ». Ici, vos honoraires de dédouanement. Le catalogue ne porte pas de prix : le prix se fixe sur chaque devis.
6. La fiscalité de chaque prestation
Chaque prestation a sa nature fiscale. Taxable : la TVA s'applique, à 20 % en général, à 10 % pour le transport routier de marchandises. Exonérée : la manutention portuaire liée à un transport international, au titre de l'article 92 du code général des impôts. Débours : les droits et taxes que vous avancez pour votre client, refacturés sans TVA.
Ouvrez l'onglet « Fiscalité ». La case « Je suis assujetti à la TVA » est cochée. Dans « Nature et taux par prestation », Transiz vous propose une règle pour chacune. Vérifiez-les : le transport routier intérieur à 10 %, la manutention portuaire exonérée, les droits et taxes en débours. Vos honoraires de dédouanement sont proposés taxables, à 20 % : c'est le bon taux. Cliquez sur « Enregistrer le paramétrage ». Sur un devis ou une facture, choisir la prestation pose sa TVA toute seule. Faites relire ces règles par votre comptable, puis notez son nom dans « Relecture par votre comptable ».
7. Les modèles de documents
L'onglet « Documents » règle l'allure de vos PDF. Pour chaque document, choisissez un modèle : « Actuel », « Standard » ou « Classique transitaire ». Choisissez ce qui doit apparaître : vos coordonnées bancaires, vos conditions générales, votre numéro de registre de commissionnaire. Cliquez sur « Aperçu » pour voir le résultat, avant d'enregistrer. Vos mentions légales s'impriment toujours, en pied de page : elles sont obligatoires.
8. La messagerie
Dernière étape, recommandée : connectez votre messagerie, dans l'onglet « Intégrations ». Vos devis et vos factures partiront alors de votre propre adresse. Saisissez les réglages que vous donne votre hébergeur de messagerie, enregistrez, puis cliquez sur « Envoyer un test ».
9. Récapitulatif
Revenez au Tableau de bord : votre agence est prête à facturer. Votre identité légale et votre RIB s'impriment sur chaque document. La numérotation ne recule jamais. Chaque prestation a sa nature fiscale : taxable, exonérée ou débours.
Ce qu'il faut savoir
- La numérotation ne recule jamais : un numéro de facture n'est jamais donné deux fois. Le compteur repart de un chaque premier janvier, sauf si vous indiquez un point de départ.
- Chaque prestation a sa nature fiscale : taxable (TVA à 20 % en général, 10 % pour le transport routier de marchandises), exonérée (manutention portuaire liée à un transport international, article 92 du code général des impôts) ou débours (droits et taxes avancés pour le client, refacturés sans TVA).
- Le catalogue ne porte pas de prix : le prix se fixe sur chaque devis.
- La case « Je suis assujetti à la TVA » est cochée par défaut.
- Vos mentions légales s'impriment toujours en pied de page : elles sont obligatoires.
- Faites relire les règles fiscales par votre comptable, puis notez son nom dans « Relecture par votre comptable ».
Voir aussi
- Administration — les Réglages de votre espace (identité légale, coordonnées bancaires, numérotation, fiscalité, documents, messagerie).
- Numérotation — la page par écran dédiée à la numérotation des pièces.
- Factures & règlements — où vos prestations et leurs prix apparaissent sur chaque devis et chaque facture.