À la fin de cette page, vous saurez enregistrer la livraison, compléter la marge réelle, solder un dossier, et lire la rentabilité de votre agence. Cette procédure s'adresse à l'administrateur et aux utilisateurs qui pilotent des dossiers.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo C18 — Clôturer un dossier et lire sa rentabilité (5 min 49).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz.
- Votre agence est configurée (identité, numérotation, prestations, fiscalité).
- Un dossier d'import maritime existe, avec une facture payée et des achats rapprochés (voir Import maritime d'un conteneur complet).
Étape par étape
1. Livré n'est pas soldé
Le cuir de l'atelier est arrivé à Fès. Sa facture est payée, les achats du terminal et du transporteur sont rapprochés. Le dossier n'est pas fini pour autant. Dans Transiz, un dossier passe par deux étapes. Livré : la marchandise est remise. Le dossier reste ouvert : on y facture, on y rapproche les achats. Soldé : tout est réglé. Le dossier est fermé, et sa marge réelle fait foi. Ici, la mission est transport et douane : c'est la livraison qui la termine. En douane seule, ce serait la mainlevée. Dans ce pas à pas, vous allez solder ce dossier, et lire ce qu'il vous a vraiment rapporté.
2. Enregistrer la livraison
Ouvrez le dossier. Dans la carte Livraison, cliquez sur Enregistrer la livraison. Saisissez la date réelle de la livraison, pas celle du jour où vous la saisissez. Indiquez qui a réceptionné la marchandise : ici, le responsable de l'atelier. Le cuir est arrivé en bon état : aucune réserve. Enregistrez. La carte le confirme : livrée sans réserve. Le dossier passe à Livré. En cas d'avarie ou de manquant, vous l'auriez noté en réserve.
3. Un frais imprévu
Une facture arrive encore : le terminal de Tanger Med facture du magasinage. Le conteneur est resté deux jours au-delà de la franchise, le temps que le camion arrive. Ce camion, c'est vous qui l'aviez commandé. Ce frais est à votre charge. Dans le menu Achats fournisseurs, cliquez sur Saisir une facture, et choisissez le terminal. La ligne : magasinage, en frais annexes, 600,00 MAD hors taxes, TVA 20 %. Imputez-la au dossier, pour 600,00 MAD, et enregistrez. La facture est saisie. Elle n'est pas encore rapprochée.
4. Une marge à compléter
Revenez au dossier. Sa carte Marge réelle vous prévient : à compléter, une facture d'achat attend son rapprochement. Dans la liste des factures d'achat du dossier, le magasinage est saisi, pas rapproché. Tant qu'il ne l'est pas, il ne compte pas : le réel affiche encore 4 200,00 MAD d'achats. Cliquez sur la facture, puis sur Rapprocher. Une marge à compléter est provisoire. Transiz le signale aussi pour un transport confié dont la facture du transporteur n'est pas rapprochée, ou pour un dossier dont rien n'est encore facturé au client. Ne vous y fiez pas avant de l'avoir complétée.
5. La marge réelle et son écart
La carte Marge réelle met maintenant côte à côte le prévu et le réel. Les ventes : 7 500,00 MAD, comme prévu. Les achats : 4 800,00 MAD, pour 4 200,00 MAD prévus. La marge réelle : 2 700,00 MAD, soit 36 %, pour 44 % prévus. L'écart au prévu est de −600,00 MAD, et il vient entièrement des achats. La liste des factures d'achat vous montre lequel : le magasinage. Un écart se lit toujours ainsi : des ventes différentes, ou des achats différents.
6. Les pièces du dossier
Avant de solder, vérifiez que le dossier a toutes ses pièces. En créant la DUM, Transiz a déjà ajouté aux documents attendus la facture commerciale, le connaissement et la liste de colisage. L'article saisi, ouvrez le menu de la déclaration, et cliquez sur Ajouter les pièces du régime. Transiz ajoute la pièce qui dépend de l'article : l'engagement d'importation. Dans le dossier, trois pièces sont déposées. Il manque la liste de colisage.
7. Solder le dossier
En haut du dossier, cliquez sur Solder le dossier, et confirmez : un dossier soldé ne se modifie plus. Transiz vérifie avant de fermer. Une facture impayée, ou un dossier jamais facturé : il refuse. Une livraison non enregistrée ou sans preuve, un débours pas refacturé, un achat pas rapproché, une pièce manquante : il vous avertit. Ici, deux avertissements : aucune preuve de livraison, et la liste de colisage. Cliquez sur Ne pas solder, et déposez le bon de livraison signé, en preuve de livraison. Cliquez à nouveau sur Solder le dossier, et confirmez. Reste la liste de colisage : la tannerie ne l'a jamais envoyée, et la douane a accordé la mainlevée sans elle. Vous soldez en connaissance de cause : cliquez sur Solder quand même. Transiz garde l'avertissement au fil du dossier. Le dossier est soldé. Il n'est plus modifiable.
8. La rentabilité du mois
Un dossier soldé rejoint la rentabilité de votre agence. Dans le menu, cliquez sur Commissionnaire. La carte Marge réelle du mois compte les dossiers livrés ce mois-ci, devise par devise. Ici, 14 dossiers livrés ce mois-ci, avec leur marge prévue et leur marge réelle. Un dossier encore à compléter y est compté comme provisoire : la carte le dit à côté du nombre. Si une facture de fournisseur arrive après le solde, imputez-la quand même au dossier : sa marge réelle se mettra à jour, et la carte le dira.
9. Récapitulatif
Livré : la marchandise est remise, le dossier reste ouvert. Chaque achat, même imprévu, s'impute au dossier et se rapproche. La marge réelle compare le prévu et le réel ; un écart vient des ventes ou des achats. Une marge à compléter est provisoire. Soldé : tout est facturé, encaissé, rapproché ; ce qui manque, Transiz vous l'a dit avant.
Ce qu'il faut savoir
- Livré : la marchandise est remise, le dossier reste ouvert.
- Chaque achat, même imprévu, s'impute au dossier et se rapproche.
- La marge réelle compare le prévu et le réel ; un écart vient des ventes ou des achats.
- Une marge à compléter est provisoire.
- Soldé : tout est facturé, encaissé, rapproché.
- Un dossier soldé ne se modifie plus.
Voir aussi
- Dossiers opérationnels — la page par écran dédiée aux dossiers.
- Factures & règlements — la page par écran dédiée aux factures.