À la fin de cette page, vous saurez créer un rôle sur mesure pour un déclarant en douane, inviter le collaborateur, créer un pôle de travail, comprendre ce qui se passe quand Transiz s'enrichit, et garder la trace des accès. Cette procédure s'adresse à l'administrateur.
Préférez la vidéo ? Cette procédure est aussi montrée dans la vidéo S4 — Équipe, rôles et droits (4 min 17).
Avant de commencer
- Vous êtes connecté à Transiz en tant qu'administrateur de votre espace.
- Vous avez accès au menu Rôles et droits, Utilisateurs et Pôles de travail.
Étape par étape
1. Un compte, un rôle, un pôle
Votre équipe grandit : un déclarant en douane vous rejoint. Dans Transiz, il lui faut trois choses : un compte, pour se connecter ; un rôle, qui dit ce qu'il a le droit de faire ; et un pôle, l'équipe à laquelle vous confiez du travail.
2. Les rôles livrés
Dans le menu Rôles et droits, Transiz vous livre trois rôles. Administrateur : tout, y compris les comptes et les réglages. Opérateur : le travail de tous les jours, sans l'administration. Lecture seule : il consulte, il n'écrit rien. Un modèle Comptable s'y ajoute : factures, encaissements, achats. Vous pouvez le modifier ou le supprimer. Pour chacun : le nombre de droits, le niveau d'accès, et les comptes qui le portent.
3. Composer le rôle du déclarant
Aucun rôle ne lui va tout à fait. Composez le sien. Cliquez sur Nouveau rôle, et nommez-le : Déclarant. Dites en une phrase à quoi il sert : celui qui l'attribuera saura. Les droits sont rangés par domaine. Cherchez « douane ». Cochez la carte Transit et douane en entier : il prépare et suit les déclarations. Dans les dossiers, il modifie et il téléverse des documents. Dans les tâches, il crée et il termine. Le niveau d'accès se déduit tout seul des cases cochées : ici, Opérateur. Enregistrez : le rôle Déclarant rejoint la liste.
4. Inviter le collaborateur
Dans le menu Utilisateurs, cliquez sur Nouvel utilisateur. Saisissez son nom complet et son adresse e-mail. Choisissez son rôle : Déclarant. Une personne a un seul rôle. Laissez cochée l'invitation par e-mail : il choisira lui-même son mot de passe. Enregistrez. Il a 24 heures pour accepter ; sinon, renvoyez l'invitation. Le nombre de comptes dépend de votre formule. Un compte désactivé garde sa place ; un compte supprimé la libère.
5. Le pôle Service douane
Ouvrez maintenant les Pôles de travail. Créez le pôle Service douane. Cochez votre déclarant parmi ses membres. Une personne peut appartenir à plusieurs pôles. Chacun de ses membres voit les tâches du pôle dans Ma journée, et reçoit les alertes de ses jalons. Un pôle organise le travail : il ne cache aucun dossier. Tout le monde voit tous les dossiers.
6. Quand Transiz s'enrichit
Transiz s'enrichit régulièrement, et chaque nouveauté apporte ses droits. Les rôles livrés que vous n'avez jamais modifiés les reçoivent d'eux-mêmes, et le journal le note. Un rôle que vous avez composé, lui, ne change jamais de lui-même : personne ne reçoit un accès sans votre décision. L'écran Rôles vous signale ses droits nouveaux. Pour en ouvrir un à vos déclarants, réglez les droits de leur rôle et cochez-le. Enregistrez : le rôle compte un droit de plus. Une carte de droits peut concerner un module que votre formule n'inclut pas : la cocher n'ouvre pas le module.
7. Garder la trace
Un collaborateur a perdu son mot de passe ? La clé de sa ligne en génère un provisoire. Il ne s'affiche qu'une fois : transmettez-le de vive voix. Il devra le changer à sa prochaine connexion. Sur la ligne d'un administrateur, ce bouton n'existe pas. Le Journal d'audit garde les actions sensibles : qui a créé un rôle ou changé ses droits, qui a invité un collaborateur ou réinitialisé son mot de passe, et si l'action a abouti. Filtrez par action : la famille Rôles et droits rassemble tout ce qui touche aux accès. Le jour où un collaborateur part, désactivez son compte : ses sessions sont fermées, son historique reste.
8. Récapitulatif
Un compte par personne, un rôle par compte. Composez vos rôles case par case : le niveau d'accès en découle. Les pôles organisent le travail ; ils ne cachent aucun dossier. Les rôles livrés reçoivent seuls les nouveautés ; les vôtres, quand vous les cochez.
Ce qu'il faut savoir
- Un compte par personne, un rôle par compte.
- Transiz livre trois rôles : Administrateur, Opérateur, Lecture seule ; un modèle Comptable s'y ajoute.
- Composez vos rôles case par case : le niveau d'accès se déduit des cases cochées.
- Les rôles livrés que vous n'avez jamais modifiés reçoivent seuls les droits nouveaux ; les rôles composés ne changent jamais d'eux-mêmes.
- Un pôle organise le travail mais ne cache aucun dossier ; tout le monde voit tous les dossiers.
- Une personne peut appartenir à plusieurs pôles.
- Un compte désactivé garde sa place ; un compte supprimé la libère.
- Un mot de passe provisoire ne s'affiche qu'une fois ; sur la ligne d'un administrateur, le bouton n'existe pas.
Voir aussi
- Administration — la page par écran dédiée à l'administration.